Oszczędność czasu w firmie – Kalkulator ROI automatyzacji

Czym jest kalkulator oszczędności czasu (ROI)?

Wielu przedsiębiorców patrzy na fakturę za oprogramowanie (SaaS) jako na czysty koszt. Zapominają przy tym o tzw. kosztach ukrytych, czyli pieniądzach, które firma traci każdego dnia na powtarzalne, ręczne czynności (tzw. manual labor).

Kalkulator ROI (Return on Investment) to proste narzędzie, które zamienia minuty pracy Twojej lub Twoich pracowników na konkretne kwoty w PLN. Narzędzie porównuje koszt “starego sposobu” pracy z kosztem wdrożenia nowoczesnego rozwiązania (np. programu do automatycznego księgowania, systemu CRM czy narzędzia AI).

Dla kogo i do czego kalkulator jest przydatny?

Ten interaktywny kalkulator został stworzony z myślą o:

• Właścicieli MŚP, którzy zastanawiają się, czy zatrudnić kolejną osobę, czy zainwestować w system.
• Managerów, którzy muszą uzasadnić przed zarządem zakup nowego oprogramowania (np. systemu do automatyzacji marketingu).
• Freelancerów, którzy chcą wycenić swoją godzinę pracy i sprawdzić, czy opłaca im się zlecać zadania automatom.

Kalkulator jest przydatny w podejmowaniu decyzji o zakupie narzędzi do fakturowania, zarządzania projektami (PM), czy obsługi klienta (chatboty). Pozwala czarno na białym zobaczyć, kiedy inwestycja się zwróci.

Jakie są zmienne i jak używać kalkulatora?

Obsługa narzędzia jest intuicyjna. Wystarczą 4 kroki, aby otrzymać wynik:

1. Czas poświęcany dziennie na zadanie: Wpisz średnią liczbę minut, jaką Ty lub Twój zespół tracicie na daną czynność (np. ręczne przepisywanie danych z faktur, wysyłanie maili windykacyjnych).
2. Liczba osób wykonujących zadanie: Jeśli masz w dziale 3 osoby i każda robi to przez 20 minut, wpisz “3”.
3. Koszt godziny pracy: Podaj stawkę godzinową pracownika. Pamiętaj o kosztach pracodawcy (brutto brutto) – to realny wydatek, jaki ponosi firma, a nie kwota “na rękę”.
4. Miesięczny abonament za narzędzie: Wpisz cenę oprogramowania, które ma zlikwidować ten problem.

Jakie wartości rezultatów uznaje się za dobre?

Wynik kalkulacji pokaże Ci przede wszystkim roczny koszt pracy ręcznej. Często są to kwoty rzędu kilkunastu tysięcy złotych, których na co dzień nie zauważamy.

• Oszczędność roczna na plusie: Oznacza to, że narzędzie jest tańsze niż praca człowieka. Decyzja o wdrożeniu powinna być formalnością.
• Break-even (Zwrot z inwestycji): Kalkulator pokaże, po ilu dniach w miesiącu narzędzie “zarabia na siebie”. Wynik poniżej 5-10 dni to zazwyczaj świetny rezultat.
• ROI (Return on Investment): Jeśli widzisz zielony komunikat o wysokim ROI, oznacza to, że każda złotówka wydana na automatyzację przynosi wielokrotny zwrot w postaci zaoszczędzonego czasu.

Przykładowe obliczenia

Załóżmy, że w małej firmie handlowej jedna osoba spędza 45 minut dziennie na ręcznym wprowadzaniu zamówień ze sklepu Allegro do systemu magazynowego.

• Czas: 45 minut.
• Koszt pracownika: 40 zł/h (brutto brutto).
• Koszt integratora (SaaS): 80 zł miesięcznie.

Wynik: Ręczna praca kosztuje firmę ok. 630 zł miesięcznie. Wdrażając narzędzie za 80 zł, firma oszczędza realnie 550 zł miesięcznie (czyli 6600 zł rocznie!). Inwestycja zwraca się po zaledwie 3 dniach roboczych w miesiącu.

FAQ

Czy kalkulator uwzględnia urlopy i święta?

Kalkulator przyjmuje uśrednioną wartość 21 dni roboczych w miesiącu. Jest to standardowa liczba używana w uproszczonych modelach finansowych B2B, pozwalająca na wiarygodne szacunki bez zbędnego komplikowania formularza.

Co to jest koszt “brutto brutto”?

To całkowity koszt zatrudnienia pracownika, jaki ponosi pracodawca. Obejmuje on wynagrodzenie netto, podatek PIT, składki ZUS po stronie pracownika oraz składki ZUS po stronie pracodawcy. Do obliczeń ROI zawsze należy używać tej kwoty, a nie pensji “na rękę”.

Czy warto automatyzować, jeśli wynik jest na minusie?

To zależy. Czasami warto dopłacić do narzędzia, nawet jeśli kosztuje więcej niż obecna praca ręczna, jeśli eliminuje ono kosztowne błędy ludzkie (np. pomyłki w fakturach) lub poprawia jakość obsługi klienta, co trudno przeliczyć bezpośrednio na minuty.

Dlaczego oszczędność czasu w firmie jest kluczowa dla FinTech?

Nowoczesne finanse to szybkość i precyzja. Automatyzacja procesów (fakturowanie, windykacja, cash flow) pozwala firmom skalować biznes bez konieczności liniowego zwiększania zatrudnienia w dziale administracji.