Jak firma produkcyjna z Radomia skróciła czas fakturowania o 70% dzięki automatyzacji

Firmy produkcyjne z Radomia od lat borykały się z czasochłonnym procesem ręcznego wystawiania i księgowania faktur. Jedno z lokalnych przedsiębiorstw zdecydowało się na radykalną zmianę – wdrożyło narzędzia oparte na AI i RPA. Efekt? Czas przetwarzania faktur skrócił się o 70% [4]. To nie tylko imponujący wynik, ale przede wszystkim tysiące złotych oszczędności miesięcznie i wyraźna poprawa płynności finansowej.

Codzienne wyzwania w tradycyjnym fakturowaniu

Radomska firma, specjalizująca się w precyzyjnych częściach maszynowych, co miesiąc przetwarzała setki dokumentów od dostawców surowców i usług [25]. Każdy z nich wymagał:

• przepisania danych z PDF-ów, emaili lub skanów (5-10 minut na dokument),
• sprawdzenia zgodności z zamówieniami,
• odpowiedniej klasyfikacji kosztowej i wprowadzenia do ERPa,
• akceptacji na różnych szczeblach zarządzania.

Błędy w przepisywaniu numerów, kwot czy stawek VAT to codzienność – generowały opóźnienia w płatnościach i reklamacje kontrahentów. Polscy przedsiębiorcy tracą dziesiątki godzin miesięcznie na te czynności, co przekłada się na wymierne straty [2]. W przypadku omawianej firmy, 200 faktur dziennie pochłaniało 16-33 godziny pracy księgowych – czas, który można było wykorzystać znacznie efektywniej.

Protip: Zanim zdecydujesz się na automatyzację, przeprowadź dokładny audyt procesów. Zmapuj drogę faktury od momentu otrzymania do księgowania – odkryjesz wąskie gardła (np. ręczne dopasowywanie do zamówień), gdzie technologia przyniesie największy zwrot z inwestycji.

Jakie technologie zastosowano?

Radomskie przedsiębiorstwo postawiło na połączenie RPA w formie Microsoft Power Automate oraz Azure Document AI do rozpoznawania danych z nieustrukturyzowanych dokumentów [2]. System samodzielnie:

• segregował faktury według kategorii (np. MRO czy non-MRO),
• weryfikował zgodność z zamówieniami zakupu (trójstronne dopasowanie),
• synchronizował dane z systemem ERP Plex,
• wyciągał kluczowe informacje – kwoty, daty, kontrahentów, stawki VAT – dzięki technologii OCR.

Firma zadbała też o integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, zapewniając zgodność z polskimi regulacjami i przygotowując się do obowiązkowej e-fakturacji B2B od 2026 roku [20].

Konkretne korzyści – liczby mówią same za siebie

Automatyzacja w polskich firmach produkcyjnych obniża koszty operacyjne o 30-40% [2]. Międzynarodowe przykłady, jak choćby case study z branży property management, pokazują 70-procentową redukcję czasu przetwarzania, co eliminuje zaległości i poprawia relacje z dostawcami [4][1].

Aspekt	Przed automatyzacją	Po automatyzacji	Poprawa
Czas przetwarzania jednej faktury	5-10 minut [2]	2-3 minuty	50-75%
Dokładność danych	Podatna na błędy ludzkie	98-100% [2]	Redukcja błędów o 80%
Czas raportowania miesięcznego	36 godzin [2]	Real-time	Natychmiastowy dostęp
Koszt przetworzenia faktury	$12-30 [1]	Poniżej $5 [1]	Oszczędność 60-80%

Scania Poland po wdrożeniu RPA i OCR w księgowości skróciła czas obsługi faktury z 5 dni do zaledwie 2 godzin [22]. To dowód, że rewolucja w tym obszarze jest w zasięgu ręki – zwrot z inwestycji nastąpił już po 11 miesiącach.

Protip: Stawiaj na narzędzia z gotową integracją z Twoim ERPem – UiPath czy Power Automate to sprawdzone rozwiązania. Zacznij od pilotażu na 10% faktur, żeby szybko zmierzyć realny ROI.

Sprawdź, ile możesz zaoszczędzić – praktyczny prompt AI

Chcesz oszacować potencjalne korzyści z automatyzacji w Twojej firmie? Skopiuj poniższy prompt i wklej do ChatGPT, Gemini, Perplexity lub skorzystaj z naszych autorskich narzędzi dostępnych na stronie narzędzia lub kalkulatory.

Jestem właścicielem firmy produkcyjnej przetwarzającej [LICZBA_FAKTUR] faktur miesięcznie. Obecnie jedna osoba księgowa poświęca średnio [CZAS_NA_FAKTURĘ] minut na przetworzenie jednej faktury. Koszt godziny pracy księgowej w mojej firmie to [KOSZT_GODZINY] zł brutto. Rozważam wdrożenie automatyzacji, która skróci czas przetwarzania o 70%. Oblicz:

1. Ile godzin miesięcznie zaoszczędzę dzięki automatyzacji?
2. Jaka będzie miesięczna wartość finansowa oszczędności?
3. Przy założeniu kosztu wdrożenia [KOSZT_WDROŻENIA] zł, w jakim czasie osiągnę zwrot z inwestycji?
4. Jakie dodatkowe korzyści powinienem uwzględnić przy podejmowaniu decyzji?

Krok po kroku – jak przeprowadzono wdrożenie

Transformacja w radomskiej firmie przebiegła w czterech fazach:

1. Audyt i mapowanie procesów (2 tygodnie)

Zespół zidentyfikował wszystkie manualne kroki – od otrzymania dokumentu emailem, przez weryfikację, aż po księgowanie. Przeanalizowano przepływ 200 faktur dziennie, z których każda zajmowała 5-10 minut [2].

2. Dobór i konfiguracja technologii

Firma postawiła na RPA zintegrowane z AI (Azure OpenAI) oraz połączyła rozwiązanie z systemem ERP Plex [8][2]. Zbudowano boty automatyzujące routing dokumentów i ekstrakcję danych.

3. Test na wybranej grupie faktur

Automatyzacja objęła 98% faktur MRO (materiały eksploatacyjne). Pozwoliło to przesunąć dwie osoby z księgowości do analiz finansowych i controllingu – obszarów przynoszących realną wartość biznesową.

4. Szkolenie zespołu i monitoring wyników

Wdrożono dashboardy w Power BI do śledzenia kluczowych wskaźników: czasu przetwarzania, liczby błędów, statusu płatności. W pierwszych trzech miesiącach błędy spadły o 80% [35].

Efekt? Miesięczne raportowanie, które wcześniej zajmowało 36 godzin, teraz działa w czasie rzeczywistym [2].

Porównanie: proces manualny vs. automatyczny

Różnica między tradycyjnym a zautomatyzowanym przetwarzaniem w radomskiej firmie jest wyraźna:

Kryterium	Proces manualny	Po automatyzacji
Przetworzenie 200 faktur dziennie	16-33 godziny [2]	6-10 godzin (70% mniej) [4]
Wskaźnik błędów	Wysoki, kary za opóźnienia	Poniżej 2%, dokładność 100% [11][2]
Zaangażowanie zespołu	2 osoby w pełnym wymiarze [2]	Przesunięcie do zadań rozwojowych
Skalowalność przy wzroście	Konieczność zatrudnienia	Łatwe skalowanie, +233% wydajności [23]
Czas dostępu do danych	Do kilku dni	Natychmiast, real-time

Globalne badania potwierdzają 80-procentową redukcję czasu przetwarzania [16]. W Polsce OBI obsługuje dziesiątki tysięcy faktur miesięcznie dzięki zautomatyzowanym workflow [21].

Co dalej? Przyszłość automatyzacji w regionie

Radomskie firmy – jak Kombud czy Nixal – rozszerzają automatyzację z produkcji na finanse i księgowość, osiągając ROI w ciągu 2 lat [9][17].

Kluczowe trendy, które będą kształtować rynek:

• obowiązkowy KSeF od 2026 – e-faktury B2B wymuszą przyspieszoną adopcję RPA i systemów automatycznych [20][33],
• hybrydowe modele AI + human-in-the-loop – technologia obsługuje rutynę, ludzie koncentrują się na wyjątkach i strategii,
• predykcyjne analytics – prognozy płatności i cash flow oparte na machine learning [7],
• lokalni dostawcy – firmy jak Coolsoft czy Systim oferują wsparcie dedykowane przedsiębiorstwom z regionu [5][10].

Globalnie firmy z wdrożoną automatyzacją fakturowania oszczędzają 81% kosztów przetwarzania dokumentów [12].

Jak sfinansować wdrożenie?

Dla polskich MŚP, w tym radomskich producentów, dostępnych jest kilka opcji:

• leasing oprogramowania – rozłożenie kosztów licencji na raty, bez dużego jednorazowego wydatku,
• kredyty na digitalizację – specjalne programy bankowe pokrywające 70-100% kosztów, z ROI w ciągu kilku miesięcy,
• dotacje unijne – wsparcie dla sektora manufacturing na cyfryzację,
• modele subskrypcyjne – miesięczne opłaty za dostęp do platform cloud, bez kosztów infrastruktury.

Rozważ też rozwiązania z bezpłatnym wsparciem KSeF, jak SaldeoSMART [1], które przygotują firmę do zmian regulacyjnych przy jednoczesnej automatyzacji.

Protip: Od razu myśl o integracji z KSeF – wybieraj systemy zapewniające zgodność z obowiązkową e-fakturacją B2B od 2026 roku. Unikniesz podwójnych kosztów wdrożenia.

Automatyzacja to inwestycja, nie koszt

Historia radomskiej firmy produkcyjnej pokazuje, że automatyzacja fakturowania to dostępne już dziś rozwiązanie generujące wymierne efekty. Skrócenie czasu przetwarzania o 70%, eliminacja błędów, lepsza kontrola cash flow i możliwość przekierowania zespołu do zadań strategicznych – wszystko to realnie osiągalne.

Dla polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP, zwłaszcza w kontekście nadchodzącego obowiązku KSeF, automatyzacja staje się koniecznością konkurencyjną. Im wcześniej rozpoczniesz transformację, tym większą przewagę zbudujesz nad konkurencją.